Projektmanagement – Hilfreiche Tipps

• Sinnvoller Einsatz von Projektarbeiten: Bevor ein Projekt beginnt, sollte man sich die Frage stellen, ob wirklich ein Projekt erfordert ist oder die Problemstellung nicht in einem kleinem Team als Routine-Aufgabe gelöst werden kann.

• Kommunikation und Dokumentation: Bleibe mit dem Auftraggeber regelmässig in Kontakt. Der Auftraggeber soll das Gefühl erhalten, dass er ernst genommen wird und dass das Projekt nicht stagniert. Lieber ein Anruf/Treffen mehr als zu wenig tätigen. Ein Projekt kann auch eine Dynamik entwickeln, wobei neue Anforderungen und Arbeitspakete entstehen können. Wichtig hierbei ist die permantente Dokumentation dieser Anforderungen, damit evtl. späteren Unreimigkeiten schnell und sicher bereinigt werden können.

• Genaue Projektziele: Klären, um welche Art von Projekt es sich handelt. Dann das Projektziel klar definieren. Auch Ausschlusskriterien sind zu verfassen. Nachfragen und immer wieder nachfragen. Zuletzt das Projektziel im Projektauftrag schriftlich manifestieren und den gesamten Projektauftrag durchzeichnen lassen.

• Budgetvorgaben: Alle Maßnahmen müssen detailliert erfasst werden um die Kosten budgetieren zu können (Auszahlungen – Kosten). Die Planung wird sehr erleichert, indem bereits bei der Definition schon klar ist, welches Budget der Projektauftraggeber für das Projekt bereitstellt.

• Zeitplanung: Ermitteln Sie kritische Punkte, die maßgeblich an der Umsetzung des Projektes verantwortlich sind. Wichtig: Bauen Sie Zeitreserven/Zeitpuffer von 15-30% für kritische Punkte ein. Übertreibe nicht zu sehr mit den Zeitreserven, da sonst das Projekt unbezahlbar definiert wird und so der Projektauftraggeber abspringen könnte.

• Projektzusammensetzung: Hierarchische Differenzen sind tabu. Projektverantwortliche müssen im gleichen Maße von Ihrer derzeitigen Arbeit entlastet werden.

• Workshops – Projektarbeit: Ordne die Verantwortungsbereiche den Interessensbereichen der Projektverantwortichen zu.

• Kommunikation/Information zu projektrelevanten Themen: Definiere das Wer und Wann (Meilensteine) Informationen zum Projektfortschritt erteilt. Halte diese festgeleten Zeitpunkte ein. Die Kommunikation sollte über einen bestimmten Ansprechpartner erfolgen (one face to the customer!).

• Einsatz von Projektdokumentation und Projektsoftware: Entscheide ob eine Software (z.B. MS Projekt oder OpenProjekt) zur Ausführung des Projektes sinnvoll ist und zur Entlasstung des Teams beiträgt. Du solltest sich mit der Software wohl und sicher fühlen. Die Software sollte in der Komplexität nicht noch mehr Arbeitsaufwände für das Projektvorhaben verursachen (Nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen!).